校发〔2014〕16号  

关于印发《武汉工程大学会议及大型活动  

管理办法（试行）》的通知  

全校各单位（部门）：  

《武汉工程大学会议及大型活动管理办法（试行）》已经党委常委会议研究通过，现予以印发。请严格遵照执行。  

特此通知。  

附件：武汉工程大学大型活动（会议）计划申请表  

武汉工程大学  

2014年9月19日  

武汉工程大学会议及大型活动管理办法（试行）  

第一条  为进一步加强和规范学校会议及大型活动管理，精简会议及大型活动，改进会风，提高会议及大型活动的效率和质量，节约会议及大型活动费用开支，根据《湖北省党政机关厉行节约反对浪费条例》（鄂发〔2013〕26号）、《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（鄂财行发〔2014〕3号）和省教育厅《关于加强大型活动的管理意见》的规定，结合学校实际，制定本办法。  

第二条  会议及大型活动基本原则  

校内各单位组织（承办）会议及大型活动，应坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格执行“三短一简一俭”要求，能不组织的会议及活动不组织，必须召开的会议和组织的活动，要开短会、发短文、讲短话、简办事、崇节俭。  

第三条  会议及大型活动经费纳入学校预算管理。各单位在年度预算申报中应将会议及大型活动预算经费单列申报，经费预算要细化到具体会议或活动项目，执行中不得突破，财务报销单独列支。各单位应严格控制会议及大型活动的数量和规模。  

第四条  会议分类  

　　学校的会议分为三类。  

一类会议：主要指学校组织召开的党代会、教职代会、校庆、团学代会、校友会、基金会换届会议等。  

二类会议：主要指学校组织或承办的学术会议、专业会议、学术类鉴定会等。  

三类会议：主要指校内各种工作性会议、干部群众大会、教师节、建党节等表彰大会，以及各二级单位根据业务范围和职责组织召开的各种业务会议，主要包括工作会、现场会、研讨会、交流总结座谈会、表彰会、评审会、学习培训会等。  

第五条  大型活动  

本办法所称大型活动主要包括：活动规模在300人以上的；连续举办二天以上且每天参加活动人数在100人以上的；有境外人士或者国内知名人士参加且规模在50人以上的；院（部）30人以上、职能部门和直属附属单位10人及以上外出学习、考察等活动的。以及学校校庆、校友会、基金会换届、学校迎新、军训、运动会、各类大型文艺演出及学生活动、竞赛、论坛、大型毕业生招聘会、大型招生宣传活动等。

第六条  会议（活动）规模     

　　一、二类会议参会人员，按照上级主管部门批复的会议规模和有关文件规定执行，严格限定会议代表和工作人员数量；三类会议参会人员规模，视工作需要而定。  

各单位组织各类大型活动，需严格控制活动参加人员规模。

  第七条  会议（活动）地点     

　  学校各类会议和大型活动，原则上均在校内举办。经学校同意举办的二类会议，可以到学校指定的协议酒店召开。会议及活动不得租用三星级以上酒店，严禁到风景名胜区举办。  

      第八条  会议（活动）时间     

   学校各类会议及活动，严格控制时间。一类会议按照批准文件，根据工作需要从严控制时间，原则上不得超过3天；二类会议按照国际学术会议和行业协会专业会议规律，严格控制时间；三类会议时间原则上不得超过2天。  

   组织大型活动，要严格控制活动时间。  

第九条  会议（活动）形式  

学校改进会议形式，条件成熟时，应尽可能采用电视电话、网络视频等现代技术手段，降低会议成本，提高会议效率。  

大型活动的形式，应尽可能简捷简化，符合“三短一简一俭”要求。  

第十条  会议（活动）计划与审批  

学校会议、大型活动实行计划申报与审批制度。会议（活动）由主办（承办）单位编报计划，计划编报主要包括数量、名称、事由、主要内容、时间、地点、参与人数、所需经费及列支渠道、安全措施和突发情况处置预案等内容。于会议（活动）前一周将《大型会议（活动）计划申请表》报相关职能部门，经相关职能部门审核，分管校领导审批后，相关单位协同组织实施。其中：如需在现场发放资料和物品、挂宣传横幅的，须宣传部审核；如申请涉外活动的，须外事处审核，必要时须报学校上级主管部门批准；如活动需要增加灯具、大功率电器等特殊要求的，主办（承办）单位应在实施前联系总务处或相关单位落实。召开一类会议，需报经学校上级主管部门审核批准后方可实施。  

未经批准举办的会议及大型活动，一切责任均由主办单位负责人承担。  

第十一条  会议（活动）的组织实施  

一类会议，由学校按照上级批复的内容和要求，成立领导小组和工作专班组织实施；二类会议由相关单位组织实施；三类会议由相关单位和对口业务部门组织实施。  

大型活动的组织实施，由活动主办（承办）单位，协同保卫处等相关职能部门共同实施，各司其职，各尽其责。  

第十二条  会议（活动）费用开支标准  

使用学校预算经费召开的会议，费用开支按湖北省综合定额标准控制，在综合定额控制内据实报销；以会养会的各类学术性会议和活动，由参会人员个人承担。  

在学校协议定点饭店召开会议的，房租费、伙食补助费按定点饭店的协议标准执行。会议原则上不安排当地代表住宿，工作人员除必须驻会的以外，一般不安排住宿。  

大型活动的相关费用开支标准，按活动审批计划预算内容和标准，据实报销。  

第十三条  开支范围和报销支付  

会议（活动）经费开支范围主要包括：场租费、布置费、展牌制作费、文件印刷费、住宿费、伙食费、交通费、专家学者讲课费、租车费、劳务费、误餐费、医疗费等。其中，如需开支误餐费的，原则按20元/人.次的标准控制。学校提倡会议（活动）以自助的形式用餐。  

会议（活动）主办（承办）单位应在会议结束后一个月内及时到计划财务处办理报销手续。报销时应提供会议（活动）的相关资料，包括会议（活动）审批件、会议通知、参会（活动）人员签到名册、协议定点饭店等会议服务单位提供的费用明细单据、结算单等凭证。  

主办（承办）单位不得组织与会议（活动）无关的游览、参观，也不得宴请与会人员、发放纪念品及与会议无关的物品。计划财务处严格按规定审核会议（活动）开支，对超预算、超范围、超标准的开支不予报销。  

第十四条  本《办法》由学校办公室负责解释，自发布之日起施行。武汉工程大学原有相关会议管理规定同时废止。  

附件