第一章 总则

第一条为了加强学校档案工作，做好档案的收集与管理，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和国家教委关于《普通高等学校档案管理办法》，结合我校实际制定本条例。

第二条我校档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其他活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形式的历史记录。

第三条档案是学校的保贵财富，是学校建设与发展过程的反映和历史记录，是全校师生员工辛勤劳动的成果和智慧的结晶，是衡量学校整体水平的一个重要标志。学校各级组织应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学校发展规划和年度工作计划。

第二章 档案收集与归档

第四条学校档案馆是收集和保管全校档案，并为学校和社会提供利用的专门机构，学校各单位应在规定的时间内，把应归档的文件材料收集整理立卷后，移交档案馆集中保管，任何单位和个人不得私自保存档案或将档案据为己有。

第五条学校档案馆根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》，对全校档案实行规范化管理。归档的具体内容见《武汉工程大学归档范围及保管期限表》。

第六条档案的归档实行部门、课题组立卷制度。各单位立卷人把凡属归档范围内的文件、材料按照自然形成规律，并保持其连贯性，在学校专业档案人员的指导下，进行整理、组卷、编目、填写移交目录，然后移交学校档案馆。

第七条宣传部的声像档案在本部门设分室保管，学校档案馆负责指导、监督其规范化管理。其它部门的声像档案按年度统一交学校档案馆保管。

第八条学校对科研成果、基建工程项目和5万元以上的设备进行鉴定、验收时，必须有专职档案员参加，并由档案人员会同有关部门对应归档的文件资料加以审查。文件材料不完整、不准确、不系统的不予验收，不予上报成果。

第九条凡是归档的文件材料，必须统一规格，禁止用圆珠笔、铅笔、复写纸书写。

第十条党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档完毕；科研和基建项目的档案，应在项目完成后二个月内归档；财会档案在第三年编造清册归档；教学类档案和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档。

第十一条 凡学校与校外单位合作完成的项目，若由学校主办，则应保存一整套档案，反之，则保存与自己承担任务有关的档案。

第十二条个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，按统一的移交时间向本单位的专兼职档案员移交，然后按规定向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校可通过征集等多种形式进行管理，学校鼓励个人向学校捐赠有价值的档案。

第十三条学校档案馆应注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第三章 档案管理与利用

第十四条学校档案馆按照国家档案管理标准，制定统一的档案实体分类实施细则和各类档案管理办法，编制案卷目录和其它检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进，对档案进行规范化管理。

第十五条按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和学校关于保密的规定，对馆藏档案实行密级保管，并会同有关业务部门定期进行档案密级审查，根据情况及时调整密级。

第十六条档案馆应有专人负责对每年进库档案、库藏数量及档案利用等情况进行统计，并按规定向档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第十七条要建立健全档案查（借）阅、安全、保密、库房管理等制度，严格履行查、借、复印等有关手续；对库房应经常检查，明确责任，确保安全。

第十八条档案馆应重视研究和改进档案保护技术，对已变质和损坏的档案，积极采取措施予以修复或复制。学校应为档案的保护提供必要的条件和经费。

第十九条楼案馆要编制各类档案的检索工具、参考资料和统计资料，利用计算机检索，提高开发和利用档案信息资源的能力，积极主动地做好提供便利服务。

第二十条提供利用档案必须遵循以下原则：

一、本校工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案，查阅非本部门形成的档案须经档案馆负责人同意；查阅密级档案须经保密单位负责人及主管档案工作的领导同意。

二、外单位人员利用本馆非密级档案，须持单位介绍信和个人有效证件，再按规定办理查阅手续。

三、学校有关部门因工作需要借用档案的，要严格履行登记手续，一般借期不超过15天，延长借阅时间需另办续借手续。对逾期不归还者，应酌情处罚。保密档案一律不借出。

四、利用档案者要爱护档案，不得随意增删、涂改、圈划、撕毁、转借他人，不得擅自公开档案内容，更不得丢失。如发现上述情况，视情节轻重按《中华人民共和国档案法》有关条款处理。

五、外单位人员和校内人员，非工作原因利用本馆档案的，根据有关文件精神，酌情收取一定的档案保护费和有偿服务费。

第二十一条档案馆应积极主动地开展利用工作，开发档案信息，编研档案资料为学校建设发展服务，为社会服务。

第四章 档案工作人员和经费

第二十二条档案工作人员属专业技术人员，按学校规定实行岗位聘任制。

第二十三条学校对档案工作人员进行定编、定岗、定职责，按学校有关规定进行德、能、勤、绩考核，参加学校竞聘上岗，保持相对稳定。

第二十四条档案工作人员必须认真执行党和国家的方针、政策，保守党和国家机密，熟悉本校历史和馆藏情况，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，刻苦钻研业务，具备档案专业知识、现代化管理知识和科学文化知识。

第二十五条各级领导应为档案人员提高政治、业务素质创造条件，关心他们的思想、工作和生活。

第二十六条档案馆工作经费应单独立项，列入学校预算。学校各单位应安排一定的经费作为保存本部门归档文件所需的档案装具等费用。

第二十七条学校应遵循方便利用，安全保管，有利发展的原则，为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案工作用房和现代化设备。

第二十八条学校应建立健全检查、考核和评估制度，对于在档案工作中，作出成绩的工作单位和个人（含分管领导、专、兼职人员）给予表彰和奖励。

第二十九条对违反《中华人民共和国档案法》的行为，玩忽职守造成档案损失的有关单位和个人，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚。

第五章 附则

第三十条本管理办法由学校授权学校办公室负责解释。

第三十一条本管理办法自公布之日起执行。