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武汉工程大学会议及大型活动管理办法(试行)
2016-03-17 08:30  

校发〔201416

关于印发《武汉工程大学会议及大型活动

管理办法(试行)》的通知

全校各单位(部门):

《武汉工程大学会议及大型活动管理办法(试行)》已经党委常委会议研究通过,现予以印发。请严格遵照执行。

特此通知。

附件:武汉工程大学大型活动(会议)计划申请表

      

武汉工程大学

2014年9月19日

武汉工程大学会议及大型活动管理办法(试行)

第一条  为进一步加强和规范学校会议及大型活动管理,精简会议及大型活动,改进会风,提高会议及大型活动的效率和质量,节约会议及大型活动费用开支,根据《湖北省党政机关厉行节约反对浪费条例》(鄂发〔2013〕26号)、《湖北省省级党政机关会议费管理办法》(鄂财行发〔2014〕3号)和省教育厅《关于加强大型活动的管理意见》的规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  会议及大型活动基本原则

校内各单位组织(承办)会议及大型活动,应坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则,严格执行“三短一简一俭”要求,能不组织的会议及活动不组织,必须召开的会议和组织的活动,要开短会、发短文、讲短话、简办事、崇节俭。

第三条  会议及大型活动经费纳入学校预算管理。各单位在年度预算申报中应将会议及大型活动预算经费单列申报,经费预算要细化到具体会议或活动项目,执行中不得突破,财务报销单独列支。各单位应严格控制会议及大型活动的数量和规模。

第四条  会议分类

  学校的会议分为三类。

一类会议:主要指学校组织召开的党代会、教职代会、校庆、团学代会、校友会、基金会换届会议等。

二类会议:主要指学校组织或承办的学术会议、专业会议、学术类鉴定会等。

三类会议:主要指校内各种工作性会议、干部群众大会、教师节、建党节等表彰大会,以及各二级单位根据业务范围和职责组织召开的各种业务会议,主要包括工作会、现场会、研讨会、交流总结座谈会、表彰会、评审会、学习培训会等。

第五条  大型活动

本办法所称大型活动主要包括:活动规模在300人以上的;连续举办二天以上且每天参加活动人数在100人以上的;有境外人士或者国内知名人士参加且规模在50人以上的;院(部)30人以上、职能部门和直属附属单位10人及以上外出学习、考察等活动的。以及学校校庆、校友会、基金会换届、学校迎新、军训、运动会、各类大型文艺演出及学生活动、竞赛、论坛、大型毕业生招聘会、大型招生宣传活动等。

第六条  会议(活动)规模   

  一、二类会议参会人员,按照上级主管部门批复的会议规模和有关文件规定执行,严格限定会议代表和工作人员数量;三类会议参会人员规模,视工作需要而定。

各单位组织各类大型活动,需严格控制活动参加人员规模。

  第七条  会议(活动)地点   

   学校各类会议和大型活动,原则上均在校内举办。经学校同意举办的二类会议,可以到学校指定的协议酒店召开。会议及活动不得租用三星级以上酒店,严禁到风景名胜区举办。

      第八条  会议(活动)时间   

   学校各类会议及活动,严格控制时间。一类会议按照批准文件,根据工作需要从严控制时间,原则上不得超过3天;二类会议按照国际学术会议和行业协会专业会议规律,严格控制时间;三类会议时间原则上不得超过2天。

   组织大型活动,要严格控制活动时间。

第九条  会议(活动)形式

学校改进会议形式,条件成熟时,应尽可能采用电视电话、网络视频等现代技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

大型活动的形式,应尽可能简捷简化,符合“三短一简一俭”要求。

第十条  会议(活动)计划与审批

学校会议、大型活动实行计划申报与审批制度。会议(活动)由主办(承办)单位编报计划,计划编报主要包括数量、名称、事由、主要内容、时间、地点、参与人数、所需经费及列支渠道、安全措施和突发情况处置预案等内容。于会议(活动)前一周将《大型会议(活动)计划申请表》报相关职能部门,经相关职能部门审核,分管校领导审批后,相关单位协同组织实施。其中:如需在现场发放资料和物品、挂宣传横幅的,须宣传部审核;如申请涉外活动的,须外事处审核,必要时须报学校上级主管部门批准;如活动需要增加灯具、大功率电器等特殊要求的,主办(承办)单位应在实施前联系总务处或相关单位落实。召开一类会议,需报经学校上级主管部门审核批准后方可实施。

未经批准举办的会议及大型活动,一切责任均由主办单位负责人承担。

第十一条  会议(活动)的组织实施

一类会议,由学校按照上级批复的内容和要求,成立领导小组和工作专班组织实施;二类会议由相关单位组织实施;三类会议由相关单位和对口业务部门组织实施。

大型活动的组织实施,由活动主办(承办)单位,协同保卫处等相关职能部门共同实施,各司其职,各尽其责。

第十二条  会议(活动)费用开支标准

使用学校预算经费召开的会议,费用开支按湖北省综合定额标准控制,在综合定额控制内据实报销;以会养会的各类学术性会议和活动,由参会人员个人承担。

在学校协议定点饭店召开会议的,房租费、伙食补助费按定点饭店的协议标准执行。会议原则上不安排当地代表住宿,工作人员除必须驻会的以外,一般不安排住宿。

大型活动的相关费用开支标准,按活动审批计划预算内容和标准,据实报销。

第十三条  开支范围和报销支付

会议(活动)经费开支范围主要包括:场租费、布置费、展牌制作费、文件印刷费、住宿费、伙食费、交通费、专家学者讲课费、租车费、劳务费、误餐费、医疗费等。其中,如需开支误餐费的,原则按20元/人.次的标准控制。学校提倡会议(活动)以自助的形式用餐。

会议(活动)主办(承办)单位应在会议结束后一个月内及时到计划财务处办理报销手续。报销时应提供会议(活动)的相关资料,包括会议(活动)审批件、会议通知、参会(活动)人员签到名册、协议定点饭店等会议服务单位提供的费用明细单据、结算单等凭证。

主办(承办)单位不得组织与会议(活动)无关的游览、参观,也不得宴请与会人员、发放纪念品及与会议无关的物品。计划财务处严格按规定审核会议(活动)开支,对超预算、超范围、超标准的开支不予报销。

第十四条  本《办法》由学校办公室负责解释,自发布之日起施行。武汉工程大学原有相关会议管理规定同时废止。

附件

武汉工程大学大型活动(会议)计划申请表

主办(承办)

单位

单位负责人签字

会议(活动)

名称

会议(活动)

时间

地点

参加人数

机动车数量

经费预算

资金渠道(来源)

经费使用  明  细

1.

2.

3.

……

活动(会议)形式及内容

安全措施(突发情况处置预案)

相关职能部门审核意见

主管领导

意见

注:1.本表需在活动前一周相关职能部门审核报备。

2.本表应如实填写,“活动形式及内容栏”和“安全措施和突发情况处置预案栏应详细填写;如举办涉外活动,需外事处审核。

武汉工程大学办公室                      2014年9月19日印发

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